Загальний відділ

Основні завдання відділу:

1. Забезпечення єдиної системи діловодства в виконавчому комітеті міської ради, контроль за строками проходження і виконання службових документів.

2. Здійснення контролю за виконанням законів України, Указів і Розпоряджень Президента України, Постанов і Розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень і доручень  міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету, реагування на звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад різних рівнів.

3. Забезпечення контролю за своєчасним розглядом заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до виконкому, та розгляд звернень громадян, які звернулися на особистий прийом до міського голови.

4. Здійснення контролю за виконанням звернень громадян до органів влади вищого рівня.

5. Підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання документів.

6. Інформування міського голови про стан виконання актів та доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень  міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету.

7. Інформування міського голови про стан виконання службових документів, розгляд заяв, пропозицій та скарг громадян з особистих проблем, з питань діяльності підприємств, організацій, установ та інших юридичних осіб.

8. Підготовка проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції загального відділу.

1.    Функції відділу.

 Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, внутрішню документацію, веде реєстраційну, контрольну, довідкову картотеки.

2. Формує контрольну картотеку, веде облік взятих на контроль актів органів влади вищого рівня, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України,  розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету, запитів народних депутатів України та депутатів місцевих рад різних рівнів.

3. Формує контрольні справи на рішення міської ради, рішення виконкому, розпорядження міського голови, що потребують контролю.

4. Здійснює реєстрацію рішень виконкому, розпоряджень та доручень міського голови, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних відділів, управлінь міської ради, підприємств, установ, організацій, службових осіб, відповідно до вимог Регламенту роботи виконавчого комітету міської ради.

5.Приймає, реєструє та здійснює контроль за своєчасним розглядом заяв, пропозицій, скарг громадян.

6. Веде облік карток особистого прийому громадян міським головою та здійснює контроль за їх своєчасним розглядом.

7. Забезпечує (в межах своєї компетенції) організаційне забезпечення здійснення делегованих повноважень та державної регуляторної політики виконавчим комітетом міської ради та міським головою.

8. Забезпечує належний контроль та своєчасне надання інформації (звітів) на виконання актів органів влади вищого рівня, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету, запитів народних депутатів України та депутатів місцевих рад різних рівнів, службових документів в структурних підрозділах міської ради, підприємствах, установах, організаціях міста.

9. Готує і систематично надає заступникам міського голови, керівникам структурних підрозділів міської ради попереджувальні матеріали щодо термінів виконання документів, які перебувають на контролі та звернень громадян.

10. Готує на апаратні наради при міському голові статистичні матеріали про стан виконавської дисципліни та стан із розглядом звернень громадян.

11. Розробляє і подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації контролю.

12. Вживає заходи щодо своєчасного розгляду керівниками структурних підрозділів документів органів влади вищого рівня, власних розпорядчих документів, звернень громадян.

13. Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення, в установленому порядку, до відповідальності посадових осіб за їх невиконання, несвоєчасне, неякісне виконання, покладених на них обов’язків щодо стану виконавської дисципліни, або формальне ставлення до розгляду звернень громадян.

14. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконкому, апаратних нарадах при міському голові питань про стан виконання документів органів влади всіх рівнів у структурних підрозділах міської ради.

15. Надає методичну та практичну допомогу заступникам міського голови, керівникам структурних підрозділів міської ради, керівникам підприємств, установ, організацій в частині виконавської дисципліни та розгляду звернень громадян.

16. Забезпечує необхідні умови та надання своєчасної, повної і достовірної інформації на запити про доступ до публічної інформації.

17. Складає номенклатуру справ, забезпечує контроль за формуванням, оформленням та збереженням справ, що підлягають здачі до державного архіву.

18. За дорученням керуючого справами здійснює перевірки в структурних підрозділах міської ради щодо організації діловодства та контролю по виконанню службових документів.

19. Здійснює перевірки щодо стану роботи по розгляду заяв, скарг, пропозицій громадян в організаціях, установах, підприємствах міста.

20. Періодично, за участю відповідних працівників (за їх згодою), проводить перевірки в структурних підрозділах міської ради, на підприємствах і в організаціях щодо стану виконавської дисципліни.

21. Забезпечує організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, апаратних нарад при міському голові.